Informativa privacy

Questa informativa spiega quali dati personali tratta PrenotaSpazio, perché e per quanto tempo. È scritta sul funzionamento reale del servizio: se una cosa non è scritta qui, non la facciamo. Ultimo aggiornamento: 30 settembre 2026.

Chi tratta i dati

CDF Solution, P.IVA 02852230909, con sede a Sassari — [email protected] — fornisce il servizio.

Il ruolo cambia a seconda dei dati:

• Dati di chi prenota (nome, email, telefono, note): il titolare del trattamento è la struttura che riceve la prenotazione — il circolo, la sala, il coworking. CDF Solution agisce come responsabile del trattamento per suo conto.
• Dati del gestore (account, dati della struttura, collaboratori, abbonamento): il titolare è CDF Solution.
• Dati di pagamento degli acconti (carta, dati bancari, verifiche antifrode): li tratta Stripe come titolare autonomo, secondo la propria informativa. Noi non li vediamo.

Quali dati e perché

• Per prenotare: nome, indirizzo email, telefono se lo indichi ed eventuali note. Servono a registrare la prenotazione, mandarti la conferma e permetterti di disdire. Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto.
• Per l'account del gestore: nome, email, password cifrata, dati della struttura. Base giuridica: esecuzione del contratto.
• Promemoria e calendario: con i dati della prenotazione inviamo il promemoria del giorno prima (se la struttura lo usa) e il file per il calendario. Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto.
• Per l'acconto pagato online: importo, stato del pagamento (pagato, rimborsato, trattenuto), regola di disdetta accettata e identificativi Stripe del pagamento, con la storia di ogni passaggio. Non trattiamo dati di carte: il pagamento avviene interamente su Stripe, verso l'account della struttura. Base giuridica: esecuzione del servizio e obblighi di tracciabilità verso struttura e cliente.
• Per l'abbonamento a pagamento del gestore: identificativi dell'abbonamento e del cliente su Stripe o PayPal, stato e importi dei pagamenti. Il pagamento avviene interamente su Stripe o su PayPal: non trattiamo dati di carte.
• Per la fattura del canone: intestazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo della sede, codice destinatario o PEC. Servono a emettere la fattura elettronica, che trasmettiamo al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate con il nostro servizio Fattura365. Base giuridica: obbligo di legge.
• Per il collegamento della struttura a Stripe: conserviamo solo l'identificativo dell'account Stripe e il suo stato (da completare, attivo, sospeso) con l'elenco delle informazioni che Stripe chiede. Documenti d'identità e IBAN si forniscono direttamente a Stripe.
• Registro delle comunicazioni con Stripe: data, operazione, esito ed eventuale errore di ogni richiesta a Stripe e di ogni notifica ricevuta, senza dati di carte. Serve a ricostruire cosa è successo a un pagamento. Base giuridica: legittimo interesse alla sicurezza e alla correttezza del servizio.
• Accessi dell'assistenza: quando, su richiesta, il personale di CDF Solution entra nella console di una struttura per aiutarla, registriamo chi, quando e per quale motivo; la struttura vede l'elenco nella propria console. Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse alla trasparenza.
• Registri tecnici del server, che includono l'indirizzo IP, conservati per sicurezza e diagnosi. Base giuridica: legittimo interesse.

Quello che non facciamo

• Non facciamo profilazione né pubblicità comportamentale.
• Non vendiamo né cediamo dati a terzi per finalità di marketing.
• Non incassiamo il prezzo delle prenotazioni né gli acconti: vanno alla struttura, in struttura o tramite Stripe, e non vediamo i dati delle carte.

A chi vengono comunicati

• Alla struttura presso cui prenoti: è il destinatario naturale della prenotazione.
• Al fornitore dell'infrastruttura che ospita il servizio, come responsabile.
• Al servizio di posta usato per inviare le email di conferma.
• A Stripe, quando paghi un acconto: nome, email e dati della prenotazione necessari al pagamento, che avviene sulla pagina di Stripe.
• A Stripe, per gli abbonamenti dei gestori, e a PayPal se il gestore sceglie di pagare con PayPal.
• All'Agenzia delle Entrate, tramite il Sistema di Interscambio: le fatture elettroniche del canone, come impone la legge.

Il servizio e i suoi dati sono ospitati nello Spazio economico europeo. Stripe e PayPal possono trasferire dati fuori dallo SEE secondo le proprie informative, con le garanzie previste dal GDPR (ad esempio le clausole contrattuali standard).

Per quanto tempo

• Prenotazioni: 24 mesi dalla data della prenotazione, per consentire alla struttura di ricostruire l'uso degli spazi.
• Account del gestore: finché l'account resta attivo, e 30 giorni dopo la richiesta di cancellazione.
• Storia degli acconti e registro delle comunicazioni con Stripe: 24 mesi, come le prenotazioni a cui si riferiscono.
• Accessi dell'assistenza: 24 mesi.
• Registri tecnici: 12 mesi.
• Documenti fiscali relativi agli abbonamenti: 10 anni, come impone la legge.

I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opporti al trattamento. Per i dati di una prenotazione scrivi anzitutto alla struttura, che ne è titolare; se preferisci scrivere a noi, giriamo la richiesta a chi di dovere. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Per la singola prenotazione non serve scrivere a nessuno: il link ricevuto via email permette di disdire in autonomia.

Sicurezza

Le comunicazioni viaggiano cifrate, le password sono conservate con funzioni di hash non reversibili, e l'accesso ai dati è limitato a chi deve gestire il servizio.

Per una valutazione riferita al tuo caso specifico rivolgiti a un professionista: questo testo descrive il servizio, non sostituisce una consulenza legale.